Podróż służbowa, zarówno krajowa, jak i zagraniczna, często wiąże się z koniecznością poniesienia różnych wydatków. Tego rodzaju koszty, jeśli mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu.
Bilety lotnicze
W przypadku biletów lotniczych warunkiem jest właściwa dokumentacja – może to być faktura lub bilet lotniczy zawierający wymagane informacje, takie jak: numer i datę wystawienia, dane podatnika (imię i nazwisko lub nazwę firmy), numer identyfikacyjny podatnika, rodzaj usługi oraz kwoty brutto i VAT.
Bilet elektroniczny, jeśli spełnia wymogi określone w przepisach o wystawianiu faktur, może być uznawany za fakturę. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT od zakupu, pod warunkiem zachowania autentyczności, integralności i czytelności dokumentu.
Koszty noclegu w podróży służbowej
Wydatki na nocleg podczas podróży służbowej również mogą być księgowane w kosztach firmowych. Zarówno podatnicy VAT czynni, jak i zwolnieni ujmują je w kwocie brutto, jeśli są udokumentowane fakturą. Usługi noclegowe nabyte w kraju i za granicą rozliczane są analogicznie, przy czym w przypadku faktur zagranicznych wartość należy przeliczyć na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury.
Należy jednak pamiętać, że VAT można odliczyć wyłącznie wtedy, gdy usługa noclegowa jest nabywana w celu jej dalszej odsprzedaży (refakturowania).
Koszty wyżywienia i diety
Wyżywienie przedsiębiorcy podczas podróży służbowej nie może być zaliczone do kosztów firmowych, gdyż służy zaspokajaniu osobistych potrzeb. Jednak możliwe jest rozliczenie diet, które zgodnie z przepisami mogą być kosztami uzyskania przychodu do wysokości stawek przewidzianych dla pracowników.
Aby zaksięgować diety, konieczne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego. Dokument powinien zawierać takie dane jak:
• imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• cel podróży,
• miejscowość docelowa,
• czas trwania podróży (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawki i wartość naliczonych diet.
Podróż służbowa przedsiębiorcy obejmuje wiele różnych wydatków, jednak ich księgowanie wymaga spełnienia określonych warunków oraz posiadania odpowiedniej dokumentacji, aby mogły zostać uznane za koszt firmowy. Zaufane biuro rachunkowe zapewni, że tego typu typu koszty zostaną prawidłowo zaewidencjonowane a dodatkowo pomoże w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dlatego zachęcamy do kontaktu z naszymi pracownikami.